Архівний сектор виконавчого комітету Березанської міської ради здійснює свою роботу згідно Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Указів Президента України, що стосуються діяльності архівних установ його розпорядження "Про невідкладні заходи щодо розвитку архівної справи", плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2015-2019 роки, Основних правил роботи державних установ, Положення про архівний сектор.

     1. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду.

Робота архівного сектору направлена на забезпечення виконання плану розвитку архівної справи в  місті, забезпечення збереженості документів, комплектування їх, прийому від установ, організацій та підприємств: Березанська міська рада, Фінансове управління виконавчого комітету Березанської міської ради, Управління державного казначейства у місті Березань, редакція газети "Березанські відомості", Відділ освіти виконавчого комітету Березанської міської ради, Навчольно-виховний комплекс м.Березань, Державний навчальний заклад "Березанський професійний аграрний ліцей", Відділ культури і туризму виконавчого комітету Березанської міської ради, Березанська міська лікарня, Березанський міський центр зайнятості, Березанський міський  комітет профспілки працівників держустанов.

 Відповідно до Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2015-2019 роки заплановано перевіряння справ в фондах:Березанська міська рада, Березанське торгово-виробниче підприємство , Приватна фірма "Нерей", Виробниче товариство з обмеженою відповідальністю "Агроком", Товариство з обмеженою відповідальністю " Березань-Сервіс", Дочірнє підприємство "Україна-ППОН", Товариство об'єднання "Укркомплексбуд", Госпрозрахункова філія "Весна", Виробниче підприємство "Свірнево", Березанська нафтобаза, Товариство з обмеженою відповідальністю "Брауер", Відкрите  акціонерне  товариство "Березанське проектно-промислове домобудівне об'єднання".

 На  протязі   року плануються санітарні дні, передбачено контроль за температурно-вологісним режимом, регулярне знепилення документів.

 Заплановано виконання завдань і заходів, визначених наказом Укрдержархіву від 15.08.2012 № 145 "Про посилення  протипожежного захисту в архівних установах" та наказу Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 "Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах", у тому числі проведення огляду стану пожежної безпеки в архівному секторі.

Планується виявлення установ-джерел формування НАФ, в яких впроваджено електронний документообіг, а також вивчення складу цих документів.

     2.Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів НАФ.

Всі документи, які прийняті на державне зберігання, описуватимуться, на них будуть складені історичні довідки та доповнення до них.

Заплановано провести каталогізацію рішень сесій та виконкому Березанської міської ради фонд №1.

Планується складання "Відомостей про зміни у складі та обсязі фондів станом на 01.01.2017" та їх подання до Державного архіву Київської області. На 01 березня  2017 року архівним сектором виконавчого комітету Березанської міської ради було подано до Державного архіву Київської області копії карток фондів, що зберігаються в архівному секторі.

     3.Формування НАФ й експертизи цінності документів. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

В 2017 році заплановано  прийняти на державне зберігання документи постійного строку зберігання  150 одиниць зберігання із 12 організацій, установ, підприємств, які є джерелом комплектування архіву та прийняти на державне зберігання 15 справ  з кадрових питань ( особового складу), ліквідованих суб'єктів підприємницької діяльності. Схвалити описи документів постійного зберігання та описи справ з кадрових питань (особового складу), номенклатури справ, інтрукції з діловодства, положення про експертні комісії, положення про архівні підрозділи.

Провести комплексні (2) перевіряння та контрольні (2) перевіряння підприємств, установ та організацій: Березанський міський центр зайнятості, Березанська школа мистецтв, Навчально-виховний комплекс м.Березань, Березанський професійно аграрний ліцей.

Заплановано надання практичної і методичної допомоги працівникам комунальних установ з питань архівної  справи та діловодства.

Проведення паспортизації архівних підрозділів установ, підприємств та організацій у зоні комплектування архівного сектору.

Ведення картотеки обліку місцезнаходження документів ліквідованих та реорганізованих підприємств, установ та організацій, документи з особового складу які перебувають на зберіганні в архівному секторі.

В разі необхідності надається допомога установам, підпрємтсвам та організаціям у розробці номеклату справ, положень про архівні підрозділита положень про ЕК.

     4.Використання інформації документів НАФ

В 2017 році заплановано виконання  тематичних запитів (75), а також запитів соціально-правового характеру (150), розглянути на особистому прийомі громадян (150) звернень. Видати справи у тимчасове користування, організувати роботу користувачів у читальному залі. Підготувати виставки документів.

Працівники сектору по можливості будуть приймати участь у виконанні плану заходів з відзначення пам'ятних, визначних дат.

Підготувати  публікацію в місцеву газету "Березанська громада" про роботу архівного сектору.

     Завідувач архівного сектору

     виконавчого комітету

     Березанської міської ради                                        О.П.Зеленова