У штаті сектору 2 особи – завідувач та головний спеціаліст
Зеленова Олена Петрівна
-
28.03.1995 розпорядженням № 21 голови міської ради призначена на посаду начальника архівного відділу, з 06.07.2016 розпорядження № 154-к міського голови – завідувач архівного сектору виконавчого комітету Березанської міської ради.
В 1995 році закінчила Чернігівський юридичний коледж за спеціальністю «Право і організація соціального забезпечення».
Відповідно до посадових обов"язків завідувач архівного сектору здійснює діяльність сектору, несе персональну відповідальність за виконання покладених на сектор завдань;
-реалізує державну політику у сфері архівної справи і діловодства, здійснює управління архівною справою і діловодством на території міста;
- координує діяльність органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності у питаннях архівною справою і діловодством на території міста;
-здійснює контроль за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечує додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;
- складає і за погодженням з Державним архівом Київської області подає на затвердження до міської ради плани розвитку архівної справи та забезпечує їх виконання;
-забезпечує зберігання, облік і охорону облікових документів і довідкового апарату до них;
-організовує роботу, пов’язану з віднесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилучення документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;
-інформує Державний архів Київської області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник, який невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;
-веде облік юридичних та фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного сектору Березанської міської ради, на підставі затверджених списків;
-подає на затвердження Державному архіву Київської області списків джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного сектору;
-перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організаціях незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та зберіганні документів;
-надає консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності архівної установи для централізованого тимчасового зберігання архівних документів нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території міста, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудового архіву);
-веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи державної влади, місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації міста, подає належні відомості про ці документи Державному архіву Київської області;
-передає Державному архіву Київської області у визначені ним строки документів та довідковий апарат до них для постійного зберігання;
-створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду;
- надає архівні довідки, копії документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, забезпечує у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу на вимогу фізичних осіб долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу;
-видає у межах своєї компетенції накази, організовує контроль за їх виконанням. Накази нормативно-правового характеру, які зачіпають права, свободи і законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації в територіальних органах Мін'юсту;
-подає пропозиції щодо використання коштів архівного сектору, що надійшли від надання платних послуг архівного сектору, з спеціального рахунку міської ради;
-подає міському голові пропозиції щодо:
-призначення на посаду та звільнення з посади у порядку, передбаченому законодавством про державну службу, державних службовців архівного сектору, присвоєння їм рангів державних службовців, їх заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності;
-прийняття на роботу та звільнення з роботи у порядку, передбаченому законодавством про працю, працівників архівного сектору, які не є державними службовцями, їх заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності;
-проводить особистий прийом громадян з питань, що належать до повноважень архівного сектору;
-забезпечує дотримання працівниками архівного сектору правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисципліни;
-здійснює інші повноваження, визначені законом;
-вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.
Літвіх Лариса Миколаївна
-
01.02.2016 розпорядженням № 11-к голови Березанської міської ради Київської області призначена на посаду головного спеціаліста архівного сектору виконавчого комітету Березанської міської ради.
В 2010 році закінчила Національний педагогічний університет імені М.П.Драгоманова та здобула кваліфікацію бакалавра соціальної роботи. В 2012 році закінчила Приватне акціонерне товариство «Вищий навчальний заклад «Міжрегіональна Академія управління персоналом» і отримала вищу освіту за спеціальністю «Соціологія» та здобула кваліфікацію соціолога міжнародних відносин.
відповідно до посадової інструкції головний спеціаліст архівного сектору - забезпечує вирішення питань, спрямованих на підвищення рівня розвитку архівної справи та діловодства в місті;
- бере участь у розробленні проектів цільових програм, планово-звітної документації сектору, здійснює реалізацію законодавчих та нормативних актів, програм розвитку архівної справи;
- бере участь в організаційному забезпеченні нарад, семінарів з віднесених до
компетенції сектору; .
- здійснює приймання, зберігання, раціональне розміщення документів в архівосховищі та забезпечує їх збереженість;
- проводить перевірку наявності й фізичного стану документів, визначає потребу їх ремонту, оформляє підсумки роботи з перевіряння наявності та розшуку документів;
- здійснює ремонт, оправлення, знепилювання, кортонування документів, контролює температурно-вологісний та санітарно-гігієнічний режими зберігання, пожежну безпеку в архівосховищі;
- видає документи у тимчасове користування та контролює своєчасне їх повернення до архівосховища, розміщує документи на місцях їх зберігання;
- бере участь у передачі Державному архіву області архівних документів та
довідкового апарату до них;
- забезпечує роботу з каталогізації документів, проводить облік каталогізованих документів;
- надає архівні довідки, копії або витяги з документів, таким чином виконує запити юридичних та фізичних осіб;
- забезпечує дотримання правил і норм охорони праці, виробничої і трудової дисципліни, правил внутрішнього трудового розпорядку та протипожежного захисту;
- забезпечує доступ до публічної інформації, розпорядником якої є архівний сектор;
- при виконанні службових обов'язків забезпечує дотримання вимог Закону України “Про захист персональних даних ”;
- виконує інші доручення міського голови та завідувача сектору.