План розвитку архівної справи на 2019 рік

   Архівний сектор виконавчого комітету Березанської міської ради здійснюватиме свою роботу згідно Закону України "Про національний архівний фонд та архівні установи", Указів Президента України, що стосуються діяльності архівних установ, його розпорядження "Про невідкладні заходи щодо розвитку архівної справи", розпорядження голови Київської облдержадміністрації від 04 квітня 2008 року  №547 "Про заходи щодо забезпечення збереження документів в архівних установах Київської області", плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2015-2019 роки, основних правил роботи державних установ, Положення про архівний сектор, відповідно до рекомендацій Державного архіву Київської області від 06 листопада 2018 року № 01-331016.

1.Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду.

   Робота архівного сектору буде направлена на забезпечення виконання плану розвитку архівної справи в місті, забезпечення збереженості документів, комплектування їх, прийому на зберігання від установ, організацій та підприємств.

   Відповідно до Плану заходів  щодо здійснення контролю за наявністю, станом  і рухом документів НАФ на 2015-2019 роки планується і надалі перевіряння справ в  фондах, всього -526 справ, а саме: №1 -Березанська міська рада, №36-ВАТ "Березанське РТП", №41- СФГ"Олексій", №42- ПП "ТСБ", №43- ПП "ДСГруп", №44-ТзОВ "Трубіж", №45 - Дочірнє підприємство "Сузіря", №46- СТ "Ольта", №47- Мале приватне підприємство "Перевід", №48- Селянське фермерське господарство "Ятів", №49- ТзОВ "Тестінг України", №50- фізична особа-підприємець Третяк О.Б. та інші.

   В 2019 році заплановано оправлення і підшивка документів - 150 справ, закартонувати- 200 справ. Планується забезпечення створення страхового фонду на документи НАФ та створення фонду користування на документи НАФ, зокрема у вигляді  цифрових копій, оцифрування та переведення в електронний вигляд описів.

   На протязі року плануються санітарні дні, передбачено контроль за температурно-вологісним режимом, регулярне знепилення документів. Планується виконання завдань і заходів, визначених наказом Укрдержархіву від 15.08.2012 №145 "Про посилення протипожежного захисту в архівних установах" та наказу Державного архіву Київської області від 22.08.2012 №60 "Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах", у тому числі проведення огляду стану пожежної безпеки в архівному секторі.

   Планується виявлення установ-джерел формування Національного архівного фонду, в яких впроваджено електронний документообіг, створюються електронні документи з електронним підписом,  а також вивчення  складу цих документів.

2.Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів НАФ

   Документи, які будуть прийняті на державне зберігання описуватимуться, на них складатимуться історичні довідки та доповнення до них. 

    У фонді № 1-Березанська міська рада буде проводитись каталогізація документів.

   Планується складання "Відомостей про зміни у складі та обсязі фондів станом на 01.01.2018" та їх подання до Державного архіву Київської області. На 01 березня 2019 року архівним сектором виконавчого комітету Березанської міської ради буде подано до Державного архіву Київської області копії карток фондів, що зберігаються в архівному секторі.

3.Формування НАФ й експертиза цінності документів. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій. 

  На державне зберігання в 2019 році планується прийняти приблизно 100 справ управлінської документації постійного строку зберігання (Березанська міська рада з 2013-2018 роки) та від організацій, установ, підприємств, які є джерелом комплектування архіву та впорядкування документів з особового складу. Схвалені в архівних підрозділах описи будуть передані на затвердження в ЕПК Державного архіву Київської області.

  Плануються 2 комплексні  та 2 контрольні перевірки роботи відомчих архівів, участь у підготовці та проведенні засідань і семінарів в установах по питанню діловодства і роботи архівних установ.

 Планується проводити постійно оновлення  інформації власному веб-сайті архівного сектору впровадження технологій резервного копіювання інформації з серверів та сховищ дани; організація заходів щодо захисту інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах; здійснення заходів щодовиконання Закону України "Про запобігання корупції"; проводити організацію практики студентів в архівному секторі; надання методичної допомоги об'єднаним територіальним громадам з питань архівної справи. Проведення паспортизації архівних підрозділів установ, підприємств і організацій у зоні комплктування архівного сектору, ведення картотеки обліку місцезнаходження документів лквідованих та реорганізованих підприємств, установ і організацій, документи з особового складу  яких перебувають на зберіганні в архівному секторі. В разі необхідності будемо надавати допомогу установам у розробці номенклатур справ, положень про архівні підрозділи, положень про ЕК, інструкції з діловодства організацій, установ, підприємств.Заплановано провести семінар з підвищення кваліфікації працівників архівних служб установ.

4.Використання інформації документів НАФ.

   В 2019 році планується виконання запитів соціально-правового характеру-150, тематичних запитів-75, на особистому прийомі розглянути 100 звернень громадян, видача справ у тимчасове користування.  

   Заплановано підготувати 1 статтю в місцеву газету "Березанська громада" до Дня працівників архівних установ.

5.Зміцнення матеріально-технічної бази архівів, її охоронної і пожежної безпеки.

  На виконання розпорядження Президента України від 02.09.2000 р. №273-2000-рп "Про невідкладні заходи щодо розвитку архівної справи", розпорядження голови Київської облдержадміністрації від 04 квітня 2008 року №547 "Про заходи щодо забезпечення збереження документів в архівних установах Київської області", планується й надалі виконувати поставлені завдання.

З метою зміцнення матеріально-технічної бази архівного сектору планується придбати короби для картонування справ.

                       Завідувач архівного сектору                                    О.П.Зеленова