Звіт про роботу архівного сектору за 2018 рік

    Архівний сектор виконавчого комітету Березанської міської ради здійснював свою роботу згідно Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи ", Указів Президента України, що стосуються діяльності архівних установ, його розпорядження "Про невідкладні заходи щодо розвитку архівної справи", "Основних правил роботи державних установ", плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2015-2019 роки, Основних правил роботи державних установ, "Положення про архівний сектор", у відповідності з вказівками, наказами, розпорядженнями Державної архівної служби, Державного архіву Київської області, а також органів місцевого самоврядування.

   1.1.Основні організаційні заходи

   Архівним сектором протягом 2018 року надавалась допомога державним і комунальним підприємствам, установам та організація міста, які є фондоутворювачами у розробці положень про експертну комісію та архівний підрозділ підприємств, установи, організацій, інструкцій з діловодства, номенклатури справ, Всі вони отримали Типове положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організаці, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від  19 червня 2013 року №12275 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за №106223594 (зі змінами); Типове  положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10 лютого 2012 року № 2325 тазареєстрованого в Міністерстві юстиції України 10 лютого 2012 року за №20220515 (зі змінами).

-На виконання наказу державного архіву Київської області №60 від 22.08.2012 року "Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах", розпорядження міського голови № 138 від 26 вересня 2017 року "Про закріплення відповідальних працівників за станом протипожежної безпеки ".

-На виконання розпорядження Київської обласної державної адміністрації від 9 квітня 2008 року №547 "Про заходи щодо забезпечення збереження документів в архівних установах Київської області " придбано короби для зберігання документів.

Архівним сектором було підготовлено в установленому порядку розпорядження міського голови №44 від 26.12.2016 року "Про упорядкування архівних документів" на виконання доручення голови Київської обласної державної адміністрації №42-1 від 22 липня 2015 року.

1.3.На протязі року було надано інформації про виконання заходів щодо розвитку архівної справи в місті Березань в 2018 році на засіданні виконавчого комітету розглянуто звіт про виконання Програми розвитку архівної справи в місті Березань на 2018 рік.

1.7. Проведено 1 семінар з підвищення кваліфікації працівників по списку №1 на тему: "Про порядок проведення експертизи цінності документів перед передаванням цих документів на постійне зберігання до архіву".

2. Забезпечення збереження та державний облік документів Національного архівного фонду.

2.1. Проведення заходів щодо поліпшення умов зберігання документів,оптимального розміщення в архівосховищах, контролю за наявністю та  фізичним станом д окументів. Розпорялденням міського голови №138 від 26 вересня 2017 року "Прозакріплення відповідальних працівників за станом протипожежної безпеки" призначено відповідальну за дотримання стану протипожежної безпеки в адміністративній будівлі архівного сектору завідувача архівного сектору виконавчого комітету Березанської міської ради Зеленову Олену Петрівну. Розроблено та затверджено порядок дій працівників на випадок виникнення пожежі розроблено та затверджено план евакуації на випадок виникнення пожежі, придбано три вогнегасники. Протягом року проводилось спостереження за станом температурно-вологісного режиму в  архівосховищі та заносились показання про температуру та вологість повітря в журнал. Робота архівного сектору в 2018 році була направленф на забезпечення виконання  плану розвитку архівної справи. Проведена наявність справ - 1309 документів, закартоновано - 400 справ, відремонтовано - 202 справи. Кожного санітарного дня (два рази на місяць) проводиться обезпилення коробів, наклеєно ярлики на 24 короби.

2.2. Відомості про кількість фондів і частин фондів, що надійшли у звітному році.

На державне зберігання в 2018 році надійшло 400 справ.

Прийнято документи постійного строку зберігання: документи ф.№1 (Березанська міська рада) 2011-2012 роки- 102 одн.зб.;

ф.№67 (Фінансове управління виконавочго комітету Березанської міської ради) 1994-2010 роки- 32 одн.зб;

ф. №68 (Управління соціального захисту населення виконавчого комітету Березанської міської ради) 1994-2018 роки-150 одн. зб.

Прийняті документи з особового складу, що зберігаються в архівному секторі, ліквідовані суб'єкти підприємницької діяльності: ф.№68 (Управління соціального захисту населення виконавчого комітету Березанської міської ради) - 102 одн.зб. та інші ліквідовані суб'єкти підприємницької діяльності, всього - 116 одн.зб.

До книги обліку надходжень документів на постійне зберігання внесено 3 записи, ліквідованих суб'єктів підприємницької діяльності 6 звписів.

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду.Проведено каталогізацію у фонді №1 (Березанська міська рада0 управлінської документації, тобто рішення сесії та виконкому за 2009 рік (147 карток, 20 протоколів)

4.Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів.Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організаціях 

4.1.Архівним сектором на протязі 2018 року було погоджено 6 номенклатур, 2 інструкції з діловодства, 1 положення про ЕК, 3 положення про архівні підрозділи.

4.3.Працівники архівного сектору приймали участь у підсумковій колегії державного архіву Київської області, засіданні виконавчого комітету, щотижневій нараді підпорядкованих керівників керуючому справами у міській раді. Піднімалося питання щодо складання зведених індивідуальних номенклатур, створення комісій та архівних підрозділів у відомчих архівах, облік документів з особового складу, звіт за 2018 рік на засіданні виконавчого комітету по  "Програмі розвитку архівної справи в м.Березань на 2017-2018 роки".

5.Використання інформації документів НАФ.

5.3.Найцікавіша тематика досліджень, які проводились користувачами у архівному секторі - "Про присвоєння назв новим вулицям та провулкам у м.Березань", "Про розгляд звернень громадян та організацій з питань будівництва". За 2018 рік архівним сектором опубліковано 2 оn-line виставки:

-до 27-ї річниці незалежності України та 10 річчя відродження української державності;

-архівних документів до 85-х роковин Голодомору на Україні. Ці дві виставки в електронному варіанті були розміщені на офіційному сайті Березанської міської ради та на сайті архівного сектору. В газеті "Березанська громада" розміщено оголошення про експонування виставок  в електронному вигляді на офіційному сайті міської ради.

Опубліковано 1 статтю до Дня працівників архівних установ на тему: "Архів -  скарбниця нашої історії".

5.4. В читальному залі користувачами використано 215 одинь зберігання

5.7.Звернення громадян реєструється в журналі особистого прийому громадян на особистому прийомі, по телефону.

5.8. За 2018 рік виконано 85 тематичних запитів та 200 запитів соціально-правового характеру.

На сьогоднішній день основною проблемою в архівному секторі є ремонт (внутрішні роьоти) робочої кімнати та 2 архівосховищ.

Завідувач архівного сектору                                     О.П.Зеленова